Kokosimme sinulle tähän blogiin parhaat vinkit, joiden avulla saat tapahtumasi onnistumaan.
Yritystapahtuman järjestäminen koostuu monen ison ja pienen asian tuomisesta yhteen, paikan valinta, cateringin järjestäminen, audiovisuaalinen tekniikka, markkinointi, osallistujien kutsuprosessi ja paljon muuta. Kaikkien näiden hoitaminen ja yhteen sovittaminen vie aikaa, ja siksi tapahtumaa kannattaakin siis alkaa suunnittelemaan jo kuukausia ennen haluttua toteutusajankohtaa.
Jo pieneenkin tapahtumaan tarvitset: graafisen suunnittelun, kutsuprosessin, tilan, tilaan mahdolliset kalusteet, tilaan mahdolliset somisteet, esiintyjä(t), juontajan, tekniikan, catering, tapahtumahenkilöstön, matkajärjestelyt.
Tapahtumapaikat saattavat olla varattuna jopa 6kk eteenpäin. Jos haluat tapahtumallesi tietyn paikan, varaa se hyvissä ajoin! Jos oikeanlaista paikkaa ei tunnu löytyvän, tapahtumatoimisto osaa suositella tapahtumasi teemaa tukevia venueita tai sellaisia paikkoja joita et välttämättä googlaamalla löydä.
Extravinkki! Nosteen kautta tapahtuman eri alihankkijapalveluiden hinta on todennäköisesti edullisempi, koska ostamme valikoitujen toimittajien palveluita useita kertoja vuodessa, verraten jos sinä ostaisit palvelun vain kerran vuodessa.
Tapahtumalogistiikan hallinta voi olla monimutkaista, ja siinä on useita liikkuvia osia, jotka vaativat huolellista koordinointia.
Muista ainakin nämä:
suunnittele realistisesti tapahtuman aikataulu ja juoksutus
kuljetukset
tekniikan laitteet
istumajärjestelyt
rekisteröintiprosessit
Näiden elementtien sujuvuus korreloi suoraan osallistujakokemukseen.
Riskien ennakointi. Tapahtumasuunnitteluun voi toisinaan liittyä joitain riskejä, kuten toimittajan peruutuksia, teknisiä vikoja tai muita odottamattomia olosuhteita. Onko sinulla varasuunnitelma jos jotain tapahtuu?
Tapahtumatoimistoilla on kokemusta riskienhallinnasta ja valmiussuunnitelmat yllättävien haasteiden ratkaisemiseksi. Ennakoimme mahdollisia ongelmia ja käsittelemme ne nopeasti ja tehokkaasti minimoiden vaikutukset tapahtumaasi – usein niin ettei osallistuja huomaa mitään.
Analysointi ja kehitys. Tapahtuman jälkeen on tärkeää pysähtyä pohtimaan tapahtuman onnistumista. Onko asetetut tavoitteet saavutettu? Jos tapahtuma on toistuva, miten sitä voisi kehittää?
Kerää osallistujilta palautetta, käytä analysointiin erilaisia tapahtumamittareita tai arvioi esimerkiksi tapahtuman yleistä tehokkuutta.
Ja lopuksi.. Tapahtumatoimiston käyttäminen tapahtumasi suunnittelussa ja tuotannossa säästää aikaa ja kohdistaa omat resurssisi tehokkaammin, sillä toimisto hoitaa suurimman osan tapahtuman suunnittelusta, logistiikasta ja koordinoinnista.
Kun tarvitset luotettavaa ja tehokasta tapahtumakumppania, ota meihin yhteyttä.
Terveisin,
Johanna
Comments